پس از عقد قرارداد، فرآیند صدور گواهینامه و ممیزی سیستم‌های مدیریتی در دو مرحله انجام می‌پذیرد. نخست تمامی مستندات و مدارک سازمان به منظور حصول اطمینان از کفایت سیستم طرح‌ریزی شده ممیزی می‌شود. تأیید این مدارک بیان‌گر موفقیت سازمان در طراحی نظام مدیریتی متناسب با ساختار، ابعاد و فعالیت‌های آن می‌باشد. در مرحله‌ی بعد توانایی سازمان در پیاده‌سازی اصول و الزامات مورد نظر نظام مدیریتی موجود ارزیابی گردیده و در صورت تأیید نهایی گواهینامه‌ی مربوطه صادر می‌گردد. در طول این فرآیند، ممیزان مجرب و متعهد شرکت مودی‌اینترنشنال می‌کوشند تا با ارائه‌ی نقطه نظرات کارشناسی، شفاف سازی نواقص احتمالی و آشکار نمودن فرصت‌های پیش رو، شرکت‌ها و نهادهای متقاضی را در مسیر توسعه‌ی پایدار و تعالی سازمانی هدایت نمایند.

مراحل ممیزی

ممیزی مرحله اول: (Stage 1)

ممیزی مرحله اول شامل ارزیابی مستندات مصوب سیستم مدیریت (مانند نظامنامه، خط مشی، فرآیند ها، اهداف كیفی، روش‌ های اجرایی الزام شده در استاندارد و روش‌ های اجرایی مربوط به فرآیند ممیزی شونده و غیره) و بررسی میزان آمادگی ممیزی شونده برای انجام ممیزی مرحله دوم می ­باشد.

موارد قابل بررسی در این مرحله شامل:

• بررسی دامنه مورد تقاضا جهت ممیزی و صدور گواهینامه
• بررسی طرحریزی سیستم مدیریت
• شناسایی سایت­ های سازمان مشمول دامنه گواهینامه
• بررسی تناسب و شناسایی فرآیند ­های کلیدی (از جمله بررسی بندهای مستثنی شده)، خط مشی / اهداف سیستم مدیریت با فعالیت ­های شرکت
• حصول اطمینان از شناسایی قوانین کاربردی، مقررات و سایر الزامات توسط ممیزی شونده و هم چنین بررسی نحوه ردیابی آن­ها در مستندات شرکت
• حصول اطمینان از اجرای ممیزی داخلی و جلسات بازنگری مدیریت
• جمع­ آوری اطلاعات لازم برای انجام ممیزی مرحله دوم

در پایان این مرحله ممکن است ممیز کفایت مستندات را تایید کند و اجرای فاز دوم ممیزی صدور گواهینامه ایزو آغاز شود و یا ممکن است مهلت زمانی به سازمان داده شود تا مدارک و مستندات ناقص را تکمیل نماید. ممیزی Stage one بنا به تشخیص مدیر فنی می تواند در محل سازمان (on-site)و یا به صورت دورکاری (off-site) انجام گیرد.

ممیزی مرحله دوم: (Stage 2)

ممیزی مرحله دوم (ممیزی صدور گواهینامه) به منظور ارزیابی انطباق نتایج پیاده سازی (استقرار) و اثربخشی سیستم مدیریت ممیزی شونده با استاندارد مورد تقاضا، اجرا می ­گردد که شامل برنامه ریزی ممیزی، اجرای ممیزی در محل ممیزی شونده در دامنه کاری مورد نظر، ارزیابی انطباق سیستم موجود با مدارک ارائه شده و استاندارد مورد ممیزی، تهیه و ارائه گزارش ممیزی حاوی نقاط قوت، پتانسیل های بهبود و عدم انطباق های احتمالی می باشد . در نهایت پس از تأیید گزارشات توسط مدیر صدور گواهینامه، اقدامات لازم بمنظور ثبت و صدور گواهینامه صورت می پذیرد.

ممیزی مراقبتی (Surveillance) :

در صورتی که سازمان موفق به اخذ گواهینامه ایزو شود، در واقع در ابتدای راه بهبود مستمر قرار گرفته است! به معنای دقیق تر، دریافت گواهینامه ایزو آن طور که برخی مدیران تصور می کنند پایان راه نیست، بلکه آغاز راهی به سوی بهبود مستمر است. در صورتی که سازمان موفق به اخذ گواهینامه ایزو شود، در واقع در ابتدای راه بهبود مستمر قرار گرفته است! به معنای دقیق تر، دریافت گواهینامه ایزو آن طور که برخی مدیران تصور می کنند پایان راه نیست، بلکه آغاز راهی به سوی بهبود مستمر است.میزان سخت گیری درممیزی مراقبتی همانند ممیزی اصلی جهت اخذ گواهینامه به مرجعی که گواهینامه ایزو را صادر کرده بستگی داردبرخی ازمراجع بسیارسختگیرانه در ممیزی مراقبتی انجام می دهند وتارفع تمام عدم انطباق ها گواهینامه ایزو را تمدید نمی کنند اما برخی مراجع سخت گیری کمتری دارند درزمان مواجهه باعدم انطباق های جزئی ( minor ) انعطاف نشان داده و به تذکر بسنده میکنند. باید توجه داشت انجام ممیزی مراقبتی باتصمیم کارفرماانجام می شود، اگر ممیزی مراقبتی انجام نشود گواهینامه ایزو اخذ شده از شرکت پس گرفته نمی شود ولی نام ومشخصات شرکت به سرعت ازسایت مرجع صدور گواهینامه ایزو خارج و درحقیقت گواهینامه اخذ شده ازنظرمرجع صادرکننده ایزو فاقد اعتباراست و درصورت نیاز بایستی مراحل اخذ گواهینامه ایزو را از ابتدا انجام دهند. درخصوص هزینه انجام ممیزی مراقبتی هزینه های متفاوتی اخذ میشود که این تفاوت درقیمتها بستگی به مرجع صدور ایزو دارد ولی معمولاً کمتراز هزینه اصلی گواهینامه ایزو است.